01
Sua janela de atendimento
Que dias da semana e de que hora a que hora você aceita. Fora disso o agente explica a janela em vez de marcar.
Conversa no WhatsApp
Sua agenda
TerQuaQuiSex10:0014:0016:00
livre ocupado deste lead
Card no CRM
Novo
Marina
Em conversa
Agendado
Cancelado
01Contato criado no CRM02Intenção: marcar03Falta a data e a hora
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O lead chega e pede para marcar.
Pode vir de um anúncio, de um formulário ou do nada. O agente atende na hora, cria o contato no CRM e faz a única pergunta que falta: quando.
Cliente: Oi! Queria marcar um atendimento com vocês.
Agente: Não consegui identificar a data e o horário certinhos. Me diga o dia e a hora que você prefere (por exemplo: 20/07 às 14h) que eu verifico para você.
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Pede um horário em que você não atende.
Você define os dias e a janela em que aceita agendamento. Fora disso o agente não marca — explica a janela real e pede outra hora.
Cliente: Pode ser domingo às 22h?
Agente: Esse horário fica fora da nossa janela de agendamento. Atendemos de segunda a sexta, das 09:00 às 18:00. Me diga outra data ou horário dentro desse período que eu confirmo para você.
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Pede um dia que já passou.
Acontece o tempo todo — a pessoa se confunde com o mês. O agente compara com a data de hoje no fuso da sua operação e corrige sem constranger ninguém.
Cliente: Ah, então dia 12 de manhã.
Agente: Esse horário já passou. Me diga outro dia e horário que eu verifico para você.
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Pede um horário que já está tomado.
O agente confere a sua agenda de verdade antes de prometer. Se o horário caiu enquanto vocês conversavam, ele avisa na hora em vez de marcar por cima.
Cliente: Terça às 14h então.
Agente: Esse horário acabou de ficar indisponível na nossa agenda. Pode me indicar outra data ou horário? Eu verifico a disponibilidade e confirmo na hora.
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Encontra o horário e espera o sim.
Aqui está o detalhe que separa o agente de um robô: ele propõe e para. Nada é gravado na agenda e o card não anda enquanto a pessoa não confirmar. A proposta expira sozinha se ela sumir.
Cliente: Quinta às 10h dá?
Agente: Quinta, dia 4, às 10:00 está livre. Confirmo esse horário para você?
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O cliente confirma e tudo acontece de uma vez.
Um “pode ser” dispara a cadeia inteira: o compromisso entra na agenda, o card muda de coluna, o lembrete fica agendado e você recebe o aviso no WhatsApp. Nenhuma dessas etapas precisa de alguém.
Cliente: Pode ser, confirma.
Agente: Pronto, seu agendamento foi confirmado.
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Depois pergunta que horas era mesmo.
O agente lê a agenda e responde. Consultar não mexe em nada — nem no compromisso, nem no card.
Cliente: Me lembra que horas era mesmo?
Agente: Seu atendimento está marcado para quinta, dia 4, às 10:00.
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Precisa mudar — e os lembretes mudam junto.
O horário antigo é liberado, o novo é ocupado e os lembretes são reagendados para a data nova. O lembrete antigo não dispara: cada regra é versionada.
Cliente: Surgiu uma coisa, consigo passar para sexta às 16h?
Agente: Pronto, seu agendamento foi remarcado.
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O lembrete sai sozinho, na hora certa.
Você define até três lembretes por compromisso — minutos, horas ou dias antes — com a mensagem que quiser. Ninguém aperta nada.
Gatilho: 24 horas antes do atendimento
Agente: Oi Marina! Passando para lembrar do seu atendimento amanhã, sexta, às 16:00. Se precisar remarcar é só me falar por aqui.
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Se cancelar, o horário volta a ficar livre.
O compromisso sai da agenda, o horário fica disponível para outra pessoa e o card vai para a coluna que você escolheu para cancelamentos. Você é avisado.
Cliente: Infelizmente vou precisar cancelar.
Agente: Pronto, cancelei seu agendamento.
A trava
O agente não pode dizer que marcou
se a agenda não registrou.
É o risco real de qualquer IA com agenda: o modelo escrever “pronto, agendei” sem que nada tenha sido gravado. O cliente aparece e não tem horário.
Se a resposta afirma que agendou mas o registro não aconteceu, o motor troca a mensagem antes de sair:
Só um instante — ainda não registrei essa alteração na agenda. Me confirme a data e o horário exatos (por exemplo: 20/07 às 14:00) que eu registro agora mesmo.
O que você decide
Nada disso é chute nosso.
O agente só faz o que você configurou. Sem destino escolhido, o card nem se move.
02
Até três lembretes
Minutos, horas ou dias antes, com a sua mensagem. Remarcou? Os antigos são cancelados e refeitos.
03
Para onde o card vai
Funil e coluna ao marcar, e funil e coluna ao cancelar. São os dois únicos momentos em que o agente mexe no seu CRM.
Sem ninguém de plantão
Quantos horários você perdeu essa semana por demorar a responder?
O agente atende às três da manhã com a mesma agenda que você olha de manhã.